SNELLERE EN EFFICIËNTERE PROCESSEN ZONDER FOUTEN

Marijn van de Poel (rechts) en Luc Zuidhof

Robotic Process Automation is het automatiseren van eenvoudige, steeds terugkerende en vaak saaie handelingen van medewerkers door softwarerobots. Het is de volgende stap in de volledige automatisering van een bedrijf. Marijn van de Poel, managing director van implementatiepartner Ciphix en Luc Zuidhof, salesmanager van softwareleverancier UiPath, vertellen over de voordelen voor industriële bedrijven. ‘RPA is de lijm om verschillende bedrijfsprocessen met elkaar te verbinden.’

Bij nieuwe klanten moeten wij uitleggen dat er bij Robotic Process Automation geen fysieke robots de afdeling op komen lopen, maar dat het om softwarerobots gaat’, zegt Marijn van de Poel, directeur van Ciphix in Rotterdam. Het snelgroeiende bedrijf helpt ondernemingen met de digitale transformatie van de bedrijfsprocessen. Met hun bestaande software komen ze vaak al een heel eind, maar Ciphix helpt om het volledige proces end-to-end te automatiseren. En dat brengt verschillende voordelen met zich mee. Het werk wordt niet alleen aantrekkelijker, maar medewerkers krijgen ook meer tijd om zich met waardevolle, creatieve en complexere zaken bezig te houden. Bedrijven kunnen mensen zo langer behouden. Daarnaast zorgt RPA voor meer snelheid, een betere dienstverlening, minder fouten en een hogere kwaliteit van de bedrijfsprocessen. ‘Iedereen kent wel de slimme macro’s in Excel. Deze computerprogrammaatjes kunnen terugkerende handelingen automatiseren. Zo is RPA ontstaan’, legt Luc Zuidhof, salesmanager van softwareleverancier UiPath, uit.

Het werk wordt niet alleen aantrekkelijker, maar medewerkers krijgen ook meer tijd om zich met waardevolle, creatieve en complexere zaken bezig te houden

Verkennen en bouwen

Het UiPath Platform is omvangrijk en onderscheidt een aantal cruciale stappen in het automatiseringsproces. Om de stappen zo goed mogelijk te doorlopen, heeft UiPath meerdere producten en diensten ontwikkeld binnen haar suite. De eerste stap is om het automatiseringspotentieel in kaart te brengen. Softwarerobots verbeteren vervolgens de efficiency van een bedrijfsproces. De verbetering wordt gemeten om de besparingen inzichtelijk te maken. Van de Poel geeft een voorbeeld. ‘Medewerkers van industriële bedrijven gebruiken vaak meerdere applicaties, zoals Oracle, SAP, Exact en Unit4, om één proces te doorlopen. Door data, zoals het aantal muisklikken van medewerkers, te analyseren kunnen we precies aantonen waar efficiency valt te behalen.’ Financiële afdelingen van industriële bedrijven starten vaak met RPA om hun Order to Cash of Purchase to Pay-systemen te automatiseren. De grote uitdaging is om ook andere afdelingen, zoals IT, Customer Service, Legal, Compliance, Supply Chain en Governance, de meerwaarde te laten zien. Zuidhof: ‘CTO’s kunnen met bijvoorbeeld Process Mining en Insights precies zien wat medewerkers met verschillende softwarepakketten doen. Het afsluiten van onder andere audit-trajecten gaat hierdoor veel efficiënter. Het is namelijk exact te herleiden welke handelingen er zijn verricht. RPA is de lijm om de verschillende bedrijfsprocessen met elkaar te verbinden.’

Groepsmailboxen

Ciphix gebruikt kunstmatige intelligentie om aan RPA nog meer waarde toe te voegen. Zo ontwikkelde het AI-team een algoritme dat in staat is om nuttige informatie uit e-mails in een groepsmailbox te halen en zelfstandig naar onderliggende systemen te verzenden. Deze toepassing voorkomt dat een medewerker de hele dag bezig is om mails naar de juiste mensen in een organisatie te sturen. Zuidhof en Van de Poel benadrukken het belang om eerst de top van een bedrijf te enthousiasmeren en te overtuigen van de mogelijkheden van RPA. Maar ook de medewerkers moeten zeker niet worden vergeten. ‘Daarom vieren we het vaak samen met taart als een proces eenmaal is geautomatiseerd’, besluit Van de Poel.

VIDEO CASE STUDY: RPA BIJ BILFINGER

Projectadministratie Bilfinger omarmt RPA

De digitale transformatie van processen is al een aantal jaren een essentieel onderdeel van de strategie van Bilfinger. In juli 2020 zette de afdeling Projectadministratie samen met Ciphix en UiPath de eerste stappen om de Order to Cash-processen te automatiseren: van order ontvangen tot uitbetalen. Medewerkers van de afdeling voerden veel eenvoudige, tijdrovende en steeds terugkerende handelingen uit. Samen met Arjen Janssen, hoofd projectadministratie en zijn collega Marian Stuij, ontwikkelde Ciphix een Proof of Concept om het potentieel van RPA aan de directie van Bilfinger te demonstreren. Deze PoC was opgebouwd rond het facturatieproces van een klant in de petrochemische industrie. Sommige medewerkers van de afdeling Projectadministratie waren 5 tot 6 uur per dag bezig om handmatig digitale gegevens in het systeem van de klant in te voeren. Gemiddeld ging het om 150 werkorders per week. Door de toepassing van softwarerobots besparen de medewerkers nu tot 70 procent aan tijd. Ook bij de registratie van flexmedewerkers zijn grote voordelen behaald. Medewerkers van de afdeling voerden de gegevens handmatig in verschillende systemen in. Bij een update van de gegevens ging het soms wel om vijf systemen, van HR- en pensioensystemen tot verzekering- en zorgsystemen. De softwarerobots hebben deze taken nu uit handen genomen. Bilfinger gebruikt nu vijf softwarerobots die zes processen volledig hebben geautomatiseerd. Eind 2022 volgen nog eens drie processen.

Printen